Impressum und Datenschutz

Angaben gemäß § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG)

Ben Weissman
c/o Solisyon GmbH
Fürther Str. 232
90429 Nürnberg
Deutschland

E-Mail: ben@bweissman.de
Telefon: +49 911 990077-20 (nur für rechtliche Anfragen – alle anderen Anliegen bitte per E-Mail)

Die Community Event Tools sind eine technische Plattform für Community-Konferenzen. Ben Weissman betreibt sie und wirkt an der Organisation der Veranstaltungen mit, ist aber nicht zwingend deren Veranstalter. Veranstalter ist die Organisation, die auf der Website der jeweiligen Veranstaltung genannt ist (Link „Event website“ auf den Seiten der Veranstaltung) und auf dem vor Ort ausgehängten Hinweis für Teilnehmende. Sie ist für die Veranstaltung und ihre Inhalte verantwortlich.

Fragen zur Veranstaltung, zu Ihrer Anmeldung, zu Bewertungen, zum Session Picker, zum Volunteer-Einsatz oder zum Badge-Scanning richten Sie bitte an den Veranstalter. Für Fragen zur Plattform selbst erreichen Sie Ben Weissman unter den Angaben oben.

Für Inhalte, die Veranstalter, Sprecher oder Sponsoren bereitstellen (z. B. Session-Titel, Beschreibungen, Logos, Links), sind diese selbst verantwortlich. Für Inhalte verlinkter externer Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich; zum Zeitpunkt der Verlinkung waren keine Rechtsverstöße erkennbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden entsprechende Inhalte umgehend entfernt.

Für die Daten einer Veranstaltung (Teilnehmende, Leads, Check-in, Bewertungen, Session-Picker-Auswahl, Volunteer-Einsätze, Sprecherdaten) ist der jeweilige Veranstalter verantwortlich (siehe „Hinweis zu den Veranstaltungen“). Ben Weissman betreibt die Plattform für die Veranstalter. Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an den Veranstalter; Sie können sich auch an Ben Weissman wenden, die Anfrage wird dann weitergeleitet.

Für den Betrieb der Website selbst (Server-Protokolle, Sicherheit, Anmelde-Cookies) ist Ben Weissman verantwortlich (Kontakt siehe Impressum). Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Die Plattform läuft bei Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) in der Region „West Europe“ (Niederlande), ihre Datenbank in der Region „North Europe“ (Irland). Die Solisyon GmbH stellt diese Infrastruktur als Sponsoring zur Verfügung; den Vertrag mit Microsoft hat sie geschlossen. Microsoft verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter. Die Daten werden in der EU gespeichert. Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation in den USA lässt sich nicht vollständig ausschließen; dafür gelten der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Microsoft zertifiziert ist, sowie die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung und Statuscode. Zweck: Auslieferung der Seiten, Sicherheit (z. B. Begrenzung von Anmeldeversuchen) und Fehlersuche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Zugriffsprotokolle des Web-Servers werden nicht gespeichert. Zur Begrenzung von Fehlversuchen werden IP-Adressen nur im Arbeitsspeicher gezählt und 15 Minuten nach dem letzten Versuch verworfen. Fehlerprotokolle der Anwendung enthalten weder IP-Adressen noch Passwörter und werden nach 90 Tagen gelöscht.

Alle Inhalte der Seiten, auch Logos und Schriften, werden von diesem Server ausgeliefert; es werden keine Inhalte von Servern Dritter geladen.

Anmeldedaten. Der Veranstalter überträgt die Daten der Teilnehmenden aus seinem Anmeldesystem (Tito, Eventbrite oder Pretix) oder lädt sie als Datei (CSV oder Excel) aus seiner eigenen Teilnehmerliste hoch – die Datei wird dabei nur gelesen, nicht gespeichert: Name, E-Mail-Adresse, Firma, Ticketart und Anmeldezeitpunkt. Melden Sie sich erst vor Ort an (Walk-in), erfasst der Veranstalter oder der Check-in-Schalter Ihren Namen und – falls Sie sie angeben – E-Mail-Adresse und Firma direkt in der Plattform. Daraus entstehen Teilnehmernummer und Badge. Für den Druck der Badges gibt der Veranstalter Name, Firma, Ticketart und den QR-Code des Badges an seine Druckerei; am Check-in-Schalter kann ein Badge auch vor Ort gedruckt werden. Rechtsgrundlage ist die Teilnahme an der Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Badge-Scanning (Leads). Zeigen Sie einem Sponsor Ihren Badge zum Scannen, erhält dieser Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Firma; dazu kommen der Zeitpunkt des Scans sowie Notizen, Bewertung und Antworten auf die Fragen des Sponsors (z. B. „Interesse an einer Demo?“). Ob Sie gescannt werden, entscheiden Sie selbst: Mit dem Vorzeigen des Badges willigen Sie ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sponsoren können ihre Leads bis 30 Tage nach dem Ende des Scannings abrufen; für die weitere Nutzung ist der jeweilige Sponsor verantwortlich. Auch der Veranstalter kann die Leads eines Sponsors abrufen (z. B. wenn dessen Download nicht klappt). Verlost ein Sponsor einen Preis, nehmen alle teil, deren Badge er gescannt hat; dazu kann es eine Verlosung unter allen geben, die bei jedem verlosenden Sponsor waren. Der Veranstalter zieht die Gewinner und nennt deren Namen bei der Ziehung.

Check-in. Gespeichert wird, dass und wann Sie eingecheckt haben: am Empfang oder beim ersten Scan Ihres Badges an einem Sponsorenstand.

Bewertungen. Session- und Event-Bewertungen werden ohne Anmeldung abgegeben. Ein Cookie verhindert doppelte Bewertungen von einem Gerät. Session-Bewertungen fragen nicht nach Ihrem Namen; Bewertungen und Kommentare werden an die Sprecher weitergegeben. Bei der Event-Bewertung können Sie freiwillig Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben: Den Namen braucht nur die Feedback-Verlosung – führt der Veranstalter eine durch, nehmen Sie mit Ihrem Namen daran teil; die E-Mail-Adresse wird nur verwendet, um Ihnen Rückfragen zu Ihrem Feedback zu stellen. Beides sieht nur der Veranstalter (Auswertung und Export der Event-Bewertungen). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch die Angabe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit widerrufen (siehe 7.). Ihr Browser merkt sich, welche Sessions Sie bewertet haben, und einen noch nicht gesendeten Kommentar samt Namen und Sternen als Entwurf (ohne E-Mail-Adresse); eine ohne Netz abgeschickte Bewertung wartet dort (ebenfalls ohne E-Mail-Adresse), bis sie gesendet ist – nur auf Ihrem Gerät.

Session Picker. Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse und die gewählten Sessions, um die Raumplanung zu unterstützen. Die Auswahl ist nur über die E-Mail-Adresse verknüpft (kein Passwort): Wer Ihre Adresse kennt, kann Ihre Auswahl öffnen. Der Veranstalter sieht die Auswahl. Sie können sie jederzeit selbst löschen („Delete my picks“). Ist eingestellt, dass nur angemeldete Teilnehmende wählen können, wird Ihre Adresse mit den Anmeldedaten verglichen.

Volunteers. Name, optional E-Mail-Adresse, die übernommenen Einsätze (Raumbetreuung, Stand) und gemeldete Teilnehmerzahlen. Andere Volunteers sehen Ihren Namen und Ihre Einsätze; Ihre E-Mail-Adresse sieht nur der Veranstalter.

Sprecher. Aus Sessionize übernimmt der Veranstalter Zeitplan, Sprechernamen und – falls freigegeben – deren E-Mail-Adressen für Nachrichten mit Teilnehmerzahl und Link zum Feedback. Der Veranstalter gleicht die Sprecher mit den Anmeldungen ab (Name und E-Mail-Adresse), z. B. um Sprecher ohne Ticket zu finden und für Sprecher-Badges.

Logins von Organisatoren, Sponsoren und Check-in-Schaltern. Login, Passwort (nur als Hash gespeichert), optional Anzeigename und Kontakt-E-Mail. Änderungen werden im Änderungsprotokoll der Veranstaltung festgehalten. Das Standpersonal eines Sponsors kann freiwillig seinen Namen („Your name“) auf dem Handy eintragen: Er steht dann bei den Leads (wer zuerst gescannt hat) und bei den Notizen, die der Sponsor sieht und exportiert, und wird mit den Leads gelöscht; auf dem Handy bis zum Abmelden.

Ansprechpartner der Veranstaltung. Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer der Ansprechpartner, die der Veranstalter benennt (Sponsor Manager für Sponsoren, Ansprechpartner für Raumbetreuung und Stand für Volunteers); sie werden den Sponsoren bzw. Volunteers angezeigt.

Der Veranstalter (einschließlich seines Personals am Check-in-Schalter und der Leads der Sponsoren); die Druckerei, die der Veranstalter für die Badges beauftragt (Name, Firma, Ticketart und QR-Code); Sponsoren (nur die Leads, die sie selbst gescannt haben); andere Volunteers (Namen und Einsätze der Volunteers); Sprecher (Bewertungen und Kommentare ihrer Sessions, ohne Namen); der Hosting-Dienstleister (siehe 2.). Die Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt. Die Plattform selbst übermittelt keine Daten in Länder außerhalb der EU (zu einem möglichen Zugriff aus den USA beim Hosting siehe 2.); die Anmeldesysteme sind Dienstleister des Veranstalters.

Die Daten einer Veranstaltung werden nur so lange gespeichert, wie der Veranstalter sie für die Veranstaltung und ihre Nachbereitung benötigt. Vorgesehen ist, dass der Veranstalter sie nach der Veranstaltung mit der Funktion „Delete personal data“ löscht: Dabei werden Namen und E-Mail-Adressen in Bewertungen, Session-Picker-Auswahl, Volunteer-Daten, Check-ins, Gewinner der Verlosung, Kontaktdaten von Sponsoren, Sprecher-E-Mail-Adressen und die Änderungsprotokolle der Veranstaltung sofort gelöscht; die Teilnehmenden werden sofort ausgeblendet und zusammen mit den Leads vom Betreiber der Plattform endgültig gelöscht, wenn es bei der Veranstaltung sechs Monate lang keine Aktivität (Scan oder Import) mehr gab. Bewertungen ohne Namen und E-Mail-Adresse bleiben als Statistik erhalten, ebenso anonyme Kennzahlen der Veranstaltung, die beim Löschen gespeichert werden (nur Anzahlen und Durchschnittswerte, z. B. Anmeldungen, Check-ins, Leads je Sponsor, Bewertungen und Picks je Session – keine personenbezogenen Daten). Vor dem Löschen kann der Veranstalter die Daten der Veranstaltung ein letztes Mal exportieren (Event-Bericht); für diesen Export ist er als Verantwortlicher selbst zuständig. Mit „Delete event“ wird eine Veranstaltung mit allen ihren Daten sofort ganz gelöscht; nur die anonymen Kennzahlen bleiben. Ansprechpartner der Veranstaltung bleiben gespeichert, bis der Veranstalter sie ändert oder entfernt. Fehlerprotokolle und Protokolle der Abgleich-Läufe: 90 Tage. Änderungsprotokolle ohne Bezug zu einer Veranstaltung: zwei Jahre. Verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten (siehe 7.), werden Ihre Daten schon vorher einzeln gelöscht. Gelöschte Daten können noch bis zu 7 Tage in den automatischen Sicherungen der Datenbank enthalten sein, bis diese überschrieben werden.

Es werden nur technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher verwendet (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); es gibt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3), z. B. gegenüber dem Sponsor, der Ihren Badge gescannt hat. Wenden Sie sich dafür an den Veranstalter oder an Ben Weissman, der Anfragen zu den Daten einer Veranstaltung an den Veranstalter weiterleitet (siehe 1.).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Betrieb der Plattform ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.